Veldhuizen Transport digitaliseerde dit jaar haar transportopdrachten en vrachtbrieven en kreeg daarvoor een voucher van SUTC. We interviewden Patricia Veldhuizen, vrouw van de directeur, die door haar functie als vaste ‘vliegende keep’ in het transportbedrijf signaleerde dat digitale innovatie noodzakelijk was.
Veldhuizen Transport is een middelgroot familiebedrijf, met 20 auto’s en 25 medewerkers. Patricia vertelt: “Als familiebedrijf zijn onze belangrijkste drijfveren dat we goed willen zorgen voor onze klanten en voor ons personeel. We streven ernaar om steeds de juiste man of vrouw op de juiste plek te zetten. Professionaliteit hebben we hoog in het vaandel, en daarom lag in 2020 de focus op automatisering.”
Uitbannen van papierwerk en versnellen van processen door digitalisering
Toen Patricia in de zomer van 2019 als assistent planner werkte, moest ze vele stapels papier printen, klaarmaken voor chauffeurs, of inscannen en doorsturen naar de juiste klant. Zij constateerde dat dit niet meer van deze tijd was. Tijd om te investeren in automatisering en het papierwerk uit te bannen.
Patricia: “Wat volgde was een heel traject van uitzoeken van de mogelijkheden. Wat past het beste bij ons, bij onze klanten en ons personeel? Wat willen we allemaal digitaal organiseren en wat niet? Welke leverancier kan ons daarbij het beste helpen? We raadpleegden ervaren collega transporteurs. Ook hebben we in dat stadium onze klanten gepolst of zij mee willen gaan in deze ontwikkeling.
We kwamen tot de conclusie dat de combinatie van de Transportopdracht van TLN en de eCMR van TransFollow het beste beantwoord aan onze wensen en eisen.”
De implementatie
Begin 2020 begon Veldhuizen Transport met de daadwerkelijke implementatie van de eCMR en de transportopdracht (de standaard waarmee opdrachtgevers hun opdrachten bij transporteurs indienen). Patricia: “In maart was de implementatie van de eCMR al klaar. Daarna volgde de fase van finetunen en testen. We gebruiken de vrachtbrief nu voor alle transporten. Na de zomer is de implementatie van de TLN Transportopdracht afgerond en een grote opdrachtgever gebruikt de transportopdracht voor het digitaal aanleveren van al zijn opdrachten.”
Het werken met digitale documenten vraagt ook aanpassing van de medewerkers. Daarom vroeg Veldhuizen twee chauffeurs voor een eerste test; één chauffeur die heel handig is met ICT en één die er juist moeite mee had. Zij maakten een testrit naar een klant met de eCMR om te zien hoe deze bij de klant ontvangen wordt, en of alles duidelijk is. Daarna volgde pas de rest. “Het was best spannend hoe de chauffeurs het zouden ervaren, maar ze hadden het allemaal verrassend snel onder de knie. Chauffeurs die wat meer moeite hadden, hebben we extra geholpen. Iedereen is nu up en running.”
De opbrengst
De eCMR en transportopdracht leveren administratief veel voordeel op. Patricia licht toe: “We verwerken 25.000 vrachtbrieven per jaar, en dat doen we nu allemaal digitaal. Daarmee is het printen, scannen en overtikken van al die vrachtbrieven verleden tijd. Nog niet al onze klanten zijn in staat om transportopdrachten digitaal aan te leveren. Voor hen moeten we nog wel handmatig informatie invoeren. Maar de tijdswinst is nu al enorm.”
“Ook in de vrachtauto’s is alles veel efficiënter geworden. Chauffeurs hebben één device in de auto die toegang geeft tot orders, ritplanning en navigatie en waarin bellen met de klant en het kantoor zijn geïntegreerd. Direct als de lading is gelost en de handtekening gezet, komt er een melding in het eigen systeem en bij aangesloten klanten. Ook kunnen we een foto toevoegen bij de eCMR van de geleverde producten. Tijd en locatie van het lossen wordt automatisch vastgelegd bij de ondertekening. Een bijkomend voordeel is dat alle informatie nu altijd voor iedereen digitaal beschikbaar is. Klanten kunnen inloggen op de portal en daar alles terugvinden. Zij hoeven ons daardoor minder te bellen met vragen.
Net voor de kerst van 2020 hebben we ook de automatisering afgerond waarmee we de levertijden kunnen doorgeven aan de klant. We zijn er trots op dat we dit allemaal hebben kunnen realiseren in het afgelopen jaar. Wat we andere collega vervoerders kunnen meegeven: het is een hele investering in tijd en geld, maar het is het waard! Als je de tijd en middelen vrij kunt maken, kan ik het zeker aanbevelen!”