We spreken met Henri Verploegen van Transportbedrijf HM Verploegen. Samen met zijn broer de derde generatie van het familiebedrijf, gespecialiseerd in Groupage en kooiaap transporten tussen Nederland en Frankrijk.
Henri vertelt gepassioneerd en enthousiast over de vele stappen die zij zetten om tot de top 5 beste bedrijven in het transport tussen Nederland en Frankrijk te behoren. Eén van die stappen is het vervangen van de papieren vrachtbrief door de eCMR, de digitale vrachtbrief.
Hoe zou je Verploegen typeren?
“We zijn een echt familiebedrijf. Wij investeren volop in onze mensen. Door goede opleidingen en oprechte zorg voor elkaar is er veel onderlinge loyaliteit. Bij ons ligt de focus op het gezamenlijk leveren van kwaliteit en niet primair bij winst¬optimalisatie. Daarnaast hebben we de afgelopen jaren gewerkt aan onze verdere professionalisering. Onze belangrijkste pijlers daarbij zijn samenwerken en digitalisering.”
Dat de broers veel energie steken in samenwerking in binnen- en buitenland blijkt wel uit het feit dat ze als enig niet-Frans transportbedrijf lid zijn van Tred Union, een samenwerkingsverband met ruim 80 Franse vervoerders. Henri: “We zijn ontzettend trots dat wij onderdeel zijn van Tred Union en het fijnmazig distributie netwerk Pole. Hiermee kunnen we nog beter tegemoetkomen aan de transportwensen van onze klanten. Binnen deze netwerken delen wij kennis en ervaringen met elkaar op het gebied van planning, verkoop en management. Maar ook bij problemen op de weg staan we voor elkaar klaar. Mede door dit soort samenwerkingen zijn wij ook voor grote verladers een interessante partij.”
Waarom de eCMR?
Dat was voor de broers Verploegen glashelder: “Er wordt in het transport teveel papier verbrast en dat geeft veel gedoe: kwijtgeraakte CMR’s, discussies over aansprakelijkheden, risico op fouten, etc. Wij willen de informatie direct beschikbaar hebben voor onze klanten en voor onszelf en wij wilden ook niet afwachten tot alle overheden internationaal het formeel geregeld hebben.”
Van last naar gemak voor de klant
Voor de klanten van Verploegen betekent de eCMR beter inzicht en een last minder. Mede dankzij de eCMR hebben zij op elk moment inzage in de status van een transport. Geen gezoek meer naar de papieren vrachtbrief of afhankelijk zijn van terugkoppeling van de transporteur, maar direct inzicht via het online platform. Alle afspraken zijn transparant, dat geeft vertrouwen en voorkomt discussie. Deze digitalisering is echt voor iedereen een vooruitgang.
En dan: de implementatie
Verploegen is anderhalf jaar geleden begonnen met de eCMR en heeft deze in korte tijd geïmplementeerd in de eigen systemen. Alleen de emballage heeft langer geduurd, doordat het gebruikte TMS pakket moest worden aangepast. TransFollow heeft vervolgens alle gebruikers geïnstrueerd. Henri licht toe: “De eCMR werd verschillend ontvangen door de chauffeurs. Sommigen vonden het perfect. Anderen waren sceptisch. Datzelfde gold ook bij klanten; sommige gingen direct mee en zien de grote voordelen. Anderen vinden het minder waardevol. Onze verwachting is dat de eCMR de toekomst heeft en dat het in de nabije toekomst een meer algemeen goed wordt.”
En hoe werkt het uit in de praktijk?
Bij Verploegen worden alle eCMR’s op kantoor aangemaakt. Zo is er direct controle dat alles goed in het systeem staat. Een logische werkwijze voor het transportbedrijf, omdat de meeste vrachtbrieven toch al op kantoor werden gemaakt. In het eigen klantenportaal kan de klant alle informatie inzien, direct vanaf het moment dat een order is ingevoerd: offerte, transportopdracht, eCMR, track & trace, factuur en archivering. Alles te downloaden en printen.
Wat levert het jullie op?
“We zijn geweldig blij met de eCMR en zien echt alleen maar voordelen! Onze administratieve werklast is gedaald sinds de invoering van de eCMR. Chauffeurs hoeven geen vrachtbrieven meer te schrijven, op kantoor worden minder vrachtbrieven geprint, de administratie hoeft geen orders meer te scannen en naar de klant te sturen. De archivering gaat automatisch. Zodra de handtekening voor aflevering van het transport is gezet, staat de factuur klaar voor controle en kan deze naar de klant. Met name de administratie ervaart heel veel gemak van de eCMR.
Maar ook de chauffeur: die heeft alleen nog z’n tablet nodig, kan niks meer kwijtraken en hoeft ook nooit meer vrachtbrieven met de hand te schrijven. Bij aflevering hoeft hij enkel te zorgen voor een handtekening op de eCMR op de tablet.“
Hoe past het binnen jullie eigen strategie?
“De eCMR past uitstekend in onze strategie om tot de top te behoren. Om de top te bereiken moeten we digitaal op orde zijn, de eCMR versterkt ons digitaal klantportaal. Zo kunnen we de transporten professioneler organiseren en kunnen onze medewerkers hun tijd besteden aan het goed bedienen van onze klanten en kwaliteitscontrole in plaats van papier schuiven. Ook vereenvoudigt het de uitwisseling van ladinginformatie in onze samenwerking met de Franse transporteurs. Dit alles onderschrijft onze slogan, hetgeen waar wij met z’n allen voor staan: het leveren van een superieure kwaliteit.”